導入事例

中村コンサルティングオフィスさま

公益法人向けに特化して、税務や会計、事業報告などのコンサルティング、システム化、アウトソーシングなどを手掛ける中村コンサルティングオフィスさま。業務効率化と情報漏えい防止を目的として、クライアントにメールを送る際の添付ファイルを簡単に暗号化できる「シンプルメール」を導入しました。
そこで今回は、同社の所長であり、税理士・特定行政書士・社会保険労務士としても活躍されている中村雅浩さまに、シンプルメールを採用した経緯や導入の効果などについて伺いました。

業種 税務・会計・事業報告などを中心とした公益法人向け総合コンサルティング事業(コンサルティング、システム化、アウトソーシングなど)
導入による効果 ・添付ファイルをメール送信する際の暗号化にかかる時間を短縮
・決算書や税務申告書、事業報告書といった書類を送信する際の情報漏えい防止に貢献
・事前に暗号化する必要がないため、ファイル事務所保管時の手間を軽減

中村コンサルティングオフィス
税理士・社会保険労務士・行政書士
中村雅浩さま

ーはじめに、御社の事業内容をご説明いただけますか?

中村さま決算や税務申告、事業報告の作成・提出などをメインとした会計サービスを手掛けています。その中で当オフィスでは、社会公共の利益をはかることを目的として、営利を目的としない「公益法人」向けに特化して事業を展開していることが特長です。
私が税理士、特定行政書士、社会保険労務士として全体を統括しているほか、当オフィスには公認会計士、税理士、社会保険労務士、行政書士、司法書士が在籍しています。会計士の多くが加わっているTKC全国会の加盟会員の中では、IT化を積極的に推進している事務所だと自負しています。

ー中村コンサルティングオフィスさまで「シンプルメール」を導入された背景を教えてください。

中村さま当オフィスで作成した決算書や税務申告書、事業報告書などの書類をお客さまに確認していただく際、郵送で行っていたのではタイムロスが生じてしまいます。そこで、PDF化したWordやExcelなどのファイルに対して、1ファイルごとに人力で暗号化し、そのファイルをお客さまにメール添付して送信。加えて、暗号化に際して付与したパスワードを別メールで送信する、といった手順を踏んでいました。そのため、添付ファイルを送信するだけで大きな手間がかかっていたのです。
また、送信したファイル自体が暗号化されることになるので、後からスタッフがその書類をチェックする際に、毎回パスワードを確認する手間も発生していました。そこで、暗号化したファイルのメール送信を簡単にできるシステムを探していたところ、「シンプルメール」が目にとまったのです。

ー「シンプルメール」導入の決め手はなんでしょう?

中村さままずポイントが高かったのは、お客さまが添付ファイルをダウンロードする際、インターフェイスに自社のロゴを入れられるところですね。
また、送信先にファイルをダウンロードしていただく場合でも、リンク先が毎回個別に変更される点も信頼性が高いと考えました。コスト的にも自前で「シンプルメール」のようなシステムを構築するのと比べて、低額となることから導入を決めました。

ーそもそも、添付ファイルの暗号化はなぜ必要となったのでしょうか?

中村さまファイルをメール送信する相手は、お客さまである公益法人だけではありません。行政機関に提出する書類もたくさんあります。万が一、情報が漏えいすることがあっては大変です。メール送信時の添付ファイル暗号化は避けて通れないと考えています。

ー会計の世界における電子化の現状はいかがでしょうか?

中村さま会計事務所や弁護士事務所、社会保険労務士事務所などと、税務署はじめ行政機関との間の申請データ提出やりとりは電子化され、データ送信も暗号化されてきています。ただそれは専用システムを使用しているので、「シンプルメール」のような汎用性のあるシステムとは異なっています。
一方、お客さまと会計事務所との間は、電子化が進んでいるとは言いがたい状況です。
また、帳簿に会計データを入力する作業はクラウド化が進んできていますが、請求書や領収書などといった証拠書類はクライアント先に出向かなければ確認できません。このような現状から、会計事務所全体のITリテラシーが遅れている部分もあり、重要書類をメール送信する際でも、PDF化や暗号化をせずに元ファイルのまま添付するような会計事務所もあると聞きます。

ー最後に、今後の「シンプルメール」の活用予定を教えてください。

中村さま当オフィスで「シンプルメール」の運用をスタートしたのは2017年1月末からとなっていますが、大半のクライアントの決算時期が3月末となりますので、本格稼働するのは4月から6月にかけてです。現在、メールの送信数が多くない状態ですが、決算後の3カ月間で業務がどのくらい効率化されるのかが楽しみですね。

ーお忙しいところ、ご協力ありがとうございました。

お客さまプロフィール

お客さま名 中村コンサルティングオフィス
住所 〒105-0004 東京都港区新橋五丁目7番12号 ひのき屋ビル6階
事業内容 公益法人向けの総合コンサルティング事業(コンサルティング、システム化、アウトソーシングなど)
Webサイト https://nakamura-office.jp/